วันจันทร์ที่ 2 มีนาคม พ.ศ. 2552

วิวัฒนาการของการจัดการ data (Data Management Evolution)

--------1. File management ใช้งานง่าย data กับ application แยกแยะตาม department ตาม functional area เกิดปัญหา data independent ข้อมูลอยู่ติดกัน ไม่มีอิสระต่อกัน ข้อมูลนี้ใช้กับ application นี้ ไม่สามารถแบ่งปันกันได้ share ability ไม่เกิด เกิดปัญหาการซ้ำซ้อน data redundancy และเกิดปัญหา data integrity ไม่นับรวมเรื่องประสิทธิภาพการทำงานทั้งหลาย ทำอย่างให้ data share กันได้ ทำให้ปลด lock สิ่งที่ผูกพันไว้ด้วยกัน โดยมีที่เก็บที่เดียว กลายมาเป็น database
--------2. Database and Database management System Database คือ ที่เก็บ DBMS คือ ซอฟแวร์ที่เข้ามา manage การเก็บ และจัดการการเรียกคืนการใช้งาน เพื่อให้ application ที่ 1 กับ 2 ใช้ข้อมูลร่วมกันได้เสมือนหนึ่งเป็นคนเดียว ไม่มีคนอื่น วันนี้การเจริญเติบโตของ application ทำให้ระบบบัญชี อีก database หนึ่ง finance อีก database หนึ่ง ปัญหาที่เกิดขึ้น integrated การมี database มีหลายอย่างที่ทำงาน ระบบ security ดีกว่าที่เป็น file management แต่สิ่งที่ตามมาคือความต้องการในสิ่งที่เป็นภาพรวม ภาพบูรณาการ เกิดปัญหาเดิม data independent data redundancy พยายามเอาเรื่อง ERP เข้ามา ERP เป็น single database 1 system 1 database - database แทนที่ file
--------3. Data warehousing ไม่มีเป้าหมายที่แทนที่ database มาต่างกรรม ต่างวาระ ต่างวัตถุประสงค์

Human Resources System

------------ระบบสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทเกี่ยวกับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ เช่นการสมัครงานออนไลน์ การลาของพนักงาน เรื่องของ Employee Selection, Position Inventory, HRM Portals and Salary Surveys

* Human Resources Maintenance and Development
------------- Performance Evaluation การปฏิบัติงาน การเลื่อนขั้นเงินเดือน
------------- Training and Human Resources Development

* Human Resources Planning and Management
------------- Personal Planning การวางแผนอัตรากำลัง เช่น การทำ Core Competency ที่จะระบุว่าการทำงานในตำแหน่งนี้ต้องมีคุณสมบัติอย่างไรบ้าง และคนที่ทำงานอยู่มีคุณสมบัติครบถ้วนหรือยัง จุดประสงค์คือต้องการให้คนทำงานโดยมีคุณสมบัติที่ถูกต้อง ดังนั้นจึงต้องวิเคราะห์ Core Competency และคนที่ดำรงตำแหน่งนั้นอยู่ยังมีคุณสมบัติไม่ครบถ้วน ให้ทำอย่างไรบ้าง
------------1) โยกย้ายไปอยู่ในสิ่งที่มันตรง เหมือนกับ Rotate ภายในที่ทำงานก่อน
------------2) Train ให้ตรงกับลักษณะงาน ลักษณะที่ต้องการ
---------------- Labor – Management Negotiations
---------------- Payroll and Employees’ records
---------------- Benefits Administration
---------------- Employee Relationship management

Integrating Functional Is

------------Transactional ทั้งหลายมากับ functional ก็จริง แต่ในการดำเนินงานธุรกรรมขององค์กรนั้น ไม่ใช่แค่แผนกใดแผนกหนึ่งแล้วจบ งานแต่ละแผนกต้องเชื่อมต่อถึงกัน ดังนั้นหาก Information ไหลถึงกันตลอดก็จะเป็นผลดี
------------ในการตอบสนอง Transaction ขององค์กรตั้งแต่ Order, check Stock สินค้า, Check การส่งของ, Check credit, จัดของ, ส่งของ,ออก invoice, ออกใบเสร็จ, เก็บเงิน
------------ซึ่งไม่มีอุปสรรคว่าไม่มีความพร้อมในขั้นตอนใดๆทั้งสิ้น เร็วที่สุดที่เป็นไปได้ในระบวน Transacting ธรรมดาที่ไม่ได้ integrate เข้าหากัน ทุกคนมีระบบช่วยเพื่อตอบสนองเฉพาะหน้าที่ของตัวเอง แต่ไม่ได้มองว่าคนอื่นจะเป็นอย่างไร จะเห็นว่ากว่าวงจรจะวน loop เข้ามาได้ และหากบางขั้นตอนมีปัญหาก็จะต้องเลื่อนออกไปเรื่อยๆ ทำอย่างไรให้กระบวนการนี้ พนักงานขายสามารถเข้าไป Check ใน Inventory ได้ ไป check ตารางส่งรถได้ และสามารถ Post ในจอเองได้ การ Integrate ต้องการ Concentration on business process และสิ่งที่เกิดคือ Data flow ในระหว่าง functional แทนที่ทุกฝ่ายจะต้องคอยเฝ้าโทรศัพท์ไว้คอยรับเพื่อให้บริการ โทรมาต้องมีคนรับเพื่อจะได้ตอบคำถามได้ตลอดเวลา ก็แค่เปิดหน้าจอ Check เองได้ ทำให้บริษัทมีค่าใช้จ่ายลดลง อย่างน้อยก็ไม่ต้องมีคนนั่งเฝ้ารับโทรศัพท์ ทำให้เพิ่ม employees’ productivity และสิ่งที่ตามมาคือ Information sharing และ collaboration ส่งผลให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
------------สิ่งที่ต้องประสานงานกันในแต่ละ Function คือ information ทำอย่างไรให้ information เหล่านั้นสามารถ flow ไปได้ โดยไม่มีการก้าวก่ายกัน ฝ่ายการตลาดมีหน้าที่แค่ดูก็ดูแต่แก้ไขข้อมูลไม่ได้ อย่างดีก็แค่วางใบจองสินค้าเอาไว้ โดยไม่ต้องมานั่งเฝ้าเพราะอยู่ในระบบแล้ว ทุกหน่วยงานมีระบบสารสนเทศของตนอยู่แล้วที่เหลือคือการต่อให้ติด
------------โดยวิธีการที่จะทำให้เกิด Integrate ของ Information System คือ
------------1) เชื่อม applications เข้าหากัน เป็นเรื่องอย่างเพราะแต่ละระบบมีความแตกต่างกัน โดยต้องนำ Middleware เข้ามาจัดการเพื่อให้เกิด Integration
------------2) การปรับมาใช้เป็น Web service และintegrated suite ซึ่งเป็นการพัฒนาใหม่
------------3) การใช้ระบบ ERP
------------การ integrated ระหว่าง Front-office และ Back –office โดย Front-office คือระบบที่ให้บริการกับลูกค้า สามารถ interact กับลูกค้าทันที เช่น ระบบหน้า Counter ของธนาคาร ส่วนการทำงานที่ลูกค้าไม่เห็นอยู่หลังร้านคือ Back –office การ integrated ระหว่าง Front-office กับ Back –office เป็นเรื่องยากเพราะมาด้วยกลไกคนละส่วนกันแต่ก็มีบาง Vender ที่จะ offer ให้ Front-office และ Back –office integrated กัน Software ที่ใช้เพื่อให้เกิดการ integrate กันเรียกว่า Process-centric integration โดยเป็น solution ที่ได้รับการออกแบบ โดยการใช้ business process เป็นหลัก ไม่ได้ใช้ functional คือการ integration เกิดจากความเป็นแผนกฉันแผนกเธอมีมาก จึงทำให้ระยะเวลาในการทำงานระหว่างแผนกมากขึ้น โดยการใช้ business process เป็นมุมองแทนที่จะใช้ Middleware เพื่อให้ต่อกันติด ซึ่งก็จะมี Vender ให้บริการ โดย Capacity ของ Process-centric integration ได้แก่
------------- Online field sale ให้พนักงานขายออก field ได้ เป็น
------------web-based customer management application
------------
- Service contracts
------------- Mobile sales and marketing
------------- Call center and telephony suite
------------- Internet commerce เช่น การรับ Order การ Payment บน
อินเตอร์เน็ต โดยมี ERP เป็น Back-office
------------- Business intelligence เป็นการวิเคราะห์ เช่น ลูกค้าเป็นอย่างไร
ทำไมถึงซื้อสินค้าของเรา ทำไมถึงไม่ซื้อสินค้าของเรา
หากในองค์กรฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งประสบความสำเร็จ ในขณะที่อีกฝ่าย
หนึ่งตามไม่ทัน คือ ข้างหน้าไปแล้ว แต่ข้างหลังยังตามไม่ทัน ท้ายที่สุดแล้วก็จะไป
ดึงข้างหน้า ดังนั้นหากจะไปก็ต้องขยับไปด้วยกัน
สำหรับปัญหาของ Business Process คือการลอกกันไม่ได้เพราะ
รายละเอียดภายในของแต่ละองค์กรมีความแตกต่างกัน เช่น การนำ Balance
Scorecard มาใช้

Accounting and Finance Systems

------------Application ที่อยู่บนบัญชีมักจะไม่มีอะไรแปลกใหม่ เป็น area แรกๆ ที่นำComputerize เข้ามาช่วย ตั้งแต่คอมพิวเตอร์ยังวิ่งอยู่บน Mainframe องค์กรก็ใช้ระบบบัญชีในการประมวลผลมาแล้ว ทั้งๆที่ไม่มี Mainframe แต่ใช้การบริการที่เรียกว่า Service Bureau คือผู้ที่มี Mainframe อยู่จะมี Capacity เหลือ จึงเอามาให้บริการ
------------Payroll, billing, cash management ยังเอามาใช้ด้านการวางแผนและจัดทำงบประมาณ งบประมาณเป็นผลมาจากการวางแผน ซึ่งต้องมีการวางแผนการตลาด วางแผนการผลิต วางแผนอะไรต่อมิอะไรมาก่อน และมา end up ที่บัญชีจึงจะรู้ว่าต้องใช้เงินเท่าไหร่ ซึ่งปัญหาของผู้ที่ทำงบประมาณคือ เอกสารทำมาไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนด จึงทำให้งบประมาณล่าช้าตาม ในปัจจุบัน Soft ware ต่างๆ ที่เข้ามามีบทบาทและช่วยเหลือการทำงบประมาณค่อนข้างมาก

*Managing Financial Transactions
------------- Financial and Economic Forecasting
------------- Planning for Incoming Funds
------------- Budgeting
------------- Capital Budgeting
งบประมาณมี 2 ส่วน คือ งบลงทุนและงบดำเนินการ

*E-Commerce Applications of Financial Transaction
------------- Global stock exchanges and multiple currencies ซึ่งเราจะเห็นว่าทุกวันนี้การซื้อขายเปลี่ยนไปในตลาดหุ้นเมื่อก่อนเป็นการเคาะกระดาน ต่อมาเป็นกระดานอิเลคทรอนิกส์ ปัจจุบันอยู่ที่ไหนก็สามารถซื้อขายได้
------------- E-Bonds
------------- Factoring Online
------------- Electronic re-presentment of checks
------------- Electronic bill presentment and payments

*Virtual Close
*Expense Management Automation
*Investment Management

------------- Financial Analysis
------------- Access to financial and Economic Report

* การควบคุมและตรวจสอบ (Control and auditing)
------------- Budgetary Control and Auditing
------------- Financial Ratio Analysis
------------- Profitability Analysis and Cost Control
------------- Product Pricing

Customer relations

------------ให้องค์กรรู้จักลูกค้า และให้บริการตามความเหมาะสมตามความต้องการของลูกค้า
------------Innovative products and services, successful promotions, customization and customer service
------------การทำ customer profiles การวิเคราะห์ความชอบความต้องการของลูกค้า ถือเป็นระบบที่ค่อนข้างจะซับซ้อนพอสมควร พัฒนามาเพื่อจะรวบรวมข้อมูลจากลูกค้ามาวิเคราะห์ดูองค์ประกอบต่างๆ
ทำ Prospective customer lists and Marketing Databases แต่ไม่ใช่ข้อมูลลูกค้า เวลามีอะไรก็ไปขอซื้อแล้วก็ส่ง Brochure ส่งเอกสารไปให้ แน่ใจได้อย่างไรว่าสิ่งที่คุณส่งไปมัน Prospect แน่ใจว่าสิ่งที่คุณได้มา database ตรงนั้นเป็นปัจจุบันและถูกต้องหรือไม่
------------Mass Customization ปัจจุบัน Customer prefer customize product มาตามความนิยม เป็นสิ่งที่คนมักคิดว่าตัวเราควรจะมีอะไรเด่นไม่เหมือนคนอื่นเขาบ้าง และหากคุณคิดว่าจะขายสินค้าที่เป็น Customize เพื่อตอบสนองความต้องการของการมีเอกลักษณ์เฉพาะบุคคล คุณใช้เวลาผลิตนานไหม ถ้านานคุณจะรองรับลูกค้าได้เยอะไหม ถ้าไม่เยอะสินค้ามีราคาสูง ลูกค้าก็มีน้อยตาม ทำอย่างไรที่ราคาไม่มากและรับลูกค้าได้เยอะ ซึ่งก็คือการทำ Customize ให้เป็น Mass เช่น บริษัท Dell ที่ขายคอมพิวเตอร์ โดยวางระบบสารสนเทศที่เชื่อมตัวเองกับ Supplier เพื่อให้ข้อมูล check ได้ และสามารถสั่งซื้อของได้ เพราะการจะทำ Mass Customize ต้อง Practice เรื่องของ inventory What are in process in inventory factory? เพื่อให้ได้ reasonable price นั่นเอง

Personalization การทำให้เกิด Personalize ในเชิงการตลาด
------------สร้างความรู้สึกว่าตัวเรามีความสำคัญต่อองค์กร ในระบบสารสนเทศในเรื่องของการวิเคราะห์ข้อมูลจากระบบสารสนเทศ แล้วเอาข้อมูลที่ได้ไปใช้ Technology Offer Personalize ให้กับลูกค้า เช่น http://www.amazon.com%20%20ที่พอ login เข้าไปแล้วหน้าจอเว็บเป็นเหมือนหน้าจอของเรา ของที่เราชอบเช่นหนังสือเขาก็จะเตรียมไว้ให้ ซึ่งเอาข้อมูลเหล่านี้มาจากพฤติกรรมในการซื้อของเรา Advertising and Promotion โดยส่งมาทาง e-mail mails wireless and pervasive computing applications ซึ่งต้องระวังเรื่องของการสร้างความรำคาญด้วย

Planning Production/Operations

------------ในการวางแผนการผลิตตัวระบบที่เรานำมาใช้กัน คือ Material Requirements Planning (MRP) เป็น Software ที่จะมาอำนวยความสะดวกในการวางแผน เพื่อจัดซื้อ producing parts subassemblies หรือ materials ซึ่งมันไม่ยากหากรู้ว่าจะต้องผลิตจำนวนเท่าไหร่ ต้องใช้ชิ้นส่วนอะไรบ้าง ก็คำนวณได้และดำเนินการสั่งซื้อต่อไป

------------Manufacturing Resource Planning (MPR II)
เป็น Software บัญชี ขยายต่อจาก MRP เพราะเมื่อสั่งซื้อวัตถุดิบท้ายที่สุดแล้วจะ end up บัญชีต้นทุน (cash flow, labor, tools, equipment repair and energy)
------------Just – in Time Systems เป็นระบบที่พยายามจะ Minimize waste of all kinds (Space, labor, materials, energy etc.) and to continuously improve process and systems. และแนวคิด JIT คือการบริหารจัดการทุกๆ อย่างให้มีของเสียน้อยที่สุด ใช้ใน Mass customization และ build–to-order environment
------------Project Management ในโรงงานคือเพื่อควบคุมให้การดำเนินงานการผลิตเป็นไปตาม Line ของการผลิต

Work Management Systems (WMS)
------------เป็นระบบที่ automatically manages the prioritization and distribution of work เกี่ยวข้องกับการทำ resource allocation (จัดสรรทรัพยากรให้กับการทำกิจกรรมต่างๆ) และ reallocation
Computer-Integrated Manufacturing (CIM)
สนับสนุนระบบต่างๆในโรงงานให้ integrate เข้าหากันได้ โดยวัตถุประสงค์ของ CIM คือ
------------ 1) เพื่อให้เกิด Simplification ในเทคโนโลยีการผลิตและเครื่องไม้เครื่องมือต่างๆ
------------ 2) มีความเป็น automation ในการทำงาน
------------ 3) มีความ integration and coordination เข้ากันได้ ประสานกันได้กับ Hard ware และ Software ต่างๆ ภายในโรงงาน

OLTP

Online Transaction Processing System (OLTP)
------------การประมวลผลแบบออนไลน์เพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน ระบบนั้นจะมี web base หรือไม่ไม่สำคัญ แต่องค์ประกอบต้องมี Network เป็นหลัก เช่น ธนาคาร ATM ออนไลน์แต่ไม่ใช่ web base ข้อมูลของคุณจะถูกปรับให้ทันสมัยในทันที ซึ่งเรียกว่า Online Transaction Processing System (OLTP) ซึ่งเกิดจากต้นทุนของระบบ Network ในปัจจุบันถูกลง ทำให้ต้นทุนในการได้มาซึ่งข้อมูลออนไลน์ถูกลงกว่าในอดีต OLTP ไม่จำเป็นต้องเป็น web base ส่วนขยายต่อ OLTP เรียกว่า Interactive Internet Transaction Processing เป็นความพยายามที่จะให้การทำงานในระบบ Transaction Processing เกิดขึ้นได้เร็ว interactive ระหว่างกันเร็วขึ้น
------------ในปัจจุบันมีร้านค้าที่ใช้ให้บริการในลักษณะ Multi-store chains form ซึ่งสามารถตรวจสอบข้อมูลซึ่งกันและกัน ทำให้ Transaction เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วขึ้น

Transaction processing system ในแต่ละ Functional
Managing Production/Operations & Logistics

เป็น TPS ที่อยู่ใน Production and Operations Management (POM) รับผิดชอบเกี่ยวกับการ Transform inputs into useful outputs ซึ่งการนำ TPS มาใช้ในแต่ละองค์กรค่อนข้างจะแตกต่างกันมากๆ เพราะลักษณะการผลิตไม่เหมือนกัน
------------หากองค์กรมีระบบ Supply Chain ที่ดี และ Link กับระบบ Logistics ตั้งแต่ Supplier นำ Raw Material เข้ามาส่งมีจำนวนพอเหมาะไม่ล้น Stock ซึ่งมาจาก Information System ที่ดี โดยคอยกำกับควบคุมและจัดการเส้นทางของการส่ง ดูถึงขนาดการจัดวางกล่องที่ส่งมาพร้อมกับรถบรรทุกเพื่อบรรทุกให้ได้มากที่สุดและเป็นไปตาม Spec

สำหรับการ Managing Production/Operations & Logistics มีการทำงานดังนี้